Menata Arsip dengan Sistem Abjad. Coba, Yuk!
Penataan arsip memang sangat diperlukan dalam administrasi perkantoran maupun instansi pemerintahan. Ya, selain dapat melancarkan kegiatan, melakukan penataan arsip secara rutin dapat membantu memudahkan pihak kantor mencari arsip tersebut jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Di samping itu, arsip tersebut juga tidak akan tercecer karena itulah sangat penting untuk menatanya.
Nah, untuk penataan arsip ini bisa dilakukan melalui beberapa cara, salah satunya yaitu Alphabetical Filling System atau lebih dikenal dengan sistem abjad.
Sesuai dengan namanya, penataan arsip dengan sistem abjad ini biasanya dilakukan dengan metode penyusunan yang berdasarkan pada abjad, mulai dari A – Z. Sistem abjad ini umumnya kerap digunakan untuk menamai sebuah perusahaan, benda, orang, tempat, dan lain sebagainya.
Prosedur penataannya pun terbilang sangat mudah, berikut adalah caranya:
- Periksa dokumen satu-persatu;
- Tentukan judul atau caption untuk arsipnya;
- Selanjutnya, berilah kode pada setiap arsip tersebut;
- Setelah itu, sortir arsip dengan mengelompokkannya menjadi satu kelompok sesuai dengan kode arsipnya.
- Kemudian, susunlah arsip sesuai dengan abjad yang diambil dari nama yang tertera pada arsip;
- Terakhir, simpan arsip di tempat penyimpanan supaya arsip tidak lusuh, lecek, dan lainnya.
Sama halnya dengan arsip lainnya, arsip yang disusun berdasarkan sistem abjad ini juga membutuhkan:
- Filling cabinet, tempat penyimpanan berupa lemari yang bisa dimanfaatkan untuk menyimpan arsip serta dokumen penting kantor. Biasanya, tempat penyimpanan ini memiliki beberapa laci sehingga semakin memudahkan meletakkan arsip kantor.
- Guide, penyekat yang biasanya digunakan untuk memisahkan antar folder arsip. Umumnya, penyekat ini terbuat dari karton tebal dan ukurannya sama dengan arsip yang akan ditaruh.
- Folder, tempat penyimpanan arsip yang berbentuk segi empat, berlipat dua layaknya map tapi tidak memiliki daun penutup. Biasanya, jika menggunakan tempat penyimpanan satu ini, maka bagian pinggir arsip dilubangi terlebih dahulu supaya bisa masuk.
Tentu saja, menyimpan arsip berdasarkan sistem abjad ini memberikan banyak keuntungan seperti mudah diterapkan, mudah dikerjakan, cepat ditemukan, surat masuk maupun keluar bisa disimpan bersebelahan dalam satu map, dan lain sebagainya.
Gimana, apakah arsip di kantormu disimpan sesuai dengan sistem abjad?
